Kebijakan Keluhan dan Banding

1. Tujuan

Albuchuts berkomitmen menangani keluhan dan banding secara adil, independen, rahasia, dan terbuka.

Kebijakan ini mengatur penanganan persoalan mengenai:

proses editorial;
penelaahan sejawat;
perilaku editor;
perilaku reviewer;
konflik kepentingan;
etika publikasi;
artikel yang telah diterbitkan;
keputusan editorial.

Pengajuan keluhan atau banding dengan itikad baik tidak boleh menimbulkan tindakan yang merugikan pihak yang mengajukannya.

2. Perbedaan antara Keluhan dan Banding

Keluhan berkaitan dengan prosedur, perilaku, etika, administrasi, atau integritas pengelolaan jurnal dan proses penerbitan.

Banding merupakan permohonan resmi dari penulis agar keputusan editorial terhadap naskah yang telah melalui proses penelaahan sejawat ditinjau kembali.

Keduanya ditangani melalui mekanisme yang berbeda.

3. Hal yang Dapat Diajukan sebagai Keluhan

Keluhan dapat berkaitan dengan:

keterlambatan proses editorial yang tidak wajar;
perilaku editor atau reviewer yang tidak semestinya;
ketidaksesuaian proses dengan kebijakan jurnal;
konflik kepentingan yang tidak diungkapkan;
pelanggaran kerahasiaan;
plagiarisme atau publikasi ganda;
persoalan kepengarangan;
manipulasi sitasi;
dugaan fabrikasi atau falsifikasi;
penggunaan AI generatif yang tidak sesuai;
pelanggaran etika penelitian;
kesalahan atau masalah etika pada artikel yang telah diterbitkan;
komunikasi editorial yang tidak semestinya;
persoalan lain yang memengaruhi integritas atau keadilan proses penerbitan.

4. Cara Mengajukan Keluhan

Keluhan disampaikan secara tertulis kepada:

Editorial Office Albuchuts
albuchuts@mail.uns.ac.id

Subjek surel:

Complaint – [uraian singkat masalah]

Keluhan sebaiknya memuat:

nama dan kontak pelapor;
ID naskah atau DOI jika ada;
judul artikel;
pihak terkait;
uraian persoalan secara jelas;
tanggal yang relevan;
bukti atau dokumen pendukung;
penyelesaian atau tindakan yang diharapkan.

Keluhan perlu disampaikan berdasarkan fakta dan informasi yang dapat diperiksa.

5. Pemeriksaan Awal

Pemimpin Redaksi atau editor yang ditunjuk akan melakukan pemeriksaan awal untuk menentukan:

apakah masalah berada dalam kewenangan jurnal;
apakah informasi yang diberikan telah memadai;
jenis persoalan yang dilaporkan;
apakah terdapat konflik kepentingan yang mengharuskan penanganan oleh pihak lain.

Informasi tambahan dapat diminta apabila diperlukan.

6. Proses yang Adil

Pihak yang menjadi subjek keluhan substantif pada umumnya akan diberi tahu mengenai pokok persoalan yang relevan dan diberikan kesempatan yang wajar untuk memberikan tanggapan.

Dugaan tidak dianggap sebagai bukti pelanggaran sebelum informasi yang tersedia diperiksa secara memadai.

7. Keluhan terhadap Editor

Editor yang menjadi subjek keluhan tidak boleh menjadi satu-satunya pihak yang menangani keluhan tersebut.

Keluhan terhadap:

Associate Editor ditangani oleh Pemimpin Redaksi;
Pemimpin Redaksi ditangani oleh anggota Dewan Editor lain yang independen dan, bila diperlukan, penerbit;
beberapa anggota tim editorial dapat dialihkan kepada pihak atau tim independen.

8. Keluhan terhadap Reviewer

Keluhan terhadap reviewer dapat berkaitan dengan:

komentar yang tidak pantas atau diskriminatif;
serangan pribadi;
pelanggaran kerahasiaan;
konflik kepentingan;
permintaan sitasi yang bersifat memaksa;
penggunaan bahan yang belum diterbitkan untuk kepentingan pribadi;
penggunaan materi rahasia naskah pada layanan AI eksternal;
pelanggaran lain terhadap etika penelaahan.

Reviewer dapat diminta memberikan klarifikasi.

Dalam kasus yang serius, reviewer dapat dikeluarkan dari daftar mitra bestari jurnal.

9. Keluhan mengenai Etika Publikasi

Apabila persoalan menyangkut dugaan:

plagiarisme;
publikasi ganda;
fabrikasi atau falsifikasi;
kepengarangan yang tidak semestinya;
manipulasi sitasi;
manipulasi proses penelaahan;
konflik kepentingan;
pelanggaran etika penelitian;

jurnal dapat meminta informasi dari penulis, reviewer, jurnal lain, institusi, lembaga pendanaan, atau pihak terkait lainnya.

10. Hasil Penanganan Keluhan

Tindakan dapat berupa:

tidak diperlukan tindakan lebih lanjut;
pemberian klarifikasi;
perbaikan kesalahan administratif atau editorial;
permintaan informasi tambahan;
permintaan revisi;
pengulangan bagian tertentu dari proses editorial;
penggantian reviewer;
penerbitan koreksi;
Expression of Concern;
retraksi;
penghapusan artikel dalam keadaan yang sangat terbatas;
pengalihan masalah kepada institusi atau lembaga terkait;
tindakan lain yang diperlukan untuk menjaga integritas rekaman ilmiah.

11. Kerahasiaan

Keluhan ditangani secara rahasia sejauh memungkinkan.

Informasi hanya diberikan kepada pihak yang keterlibatannya diperlukan untuk pemeriksaan, penyelidikan, pemberian tanggapan, penyelesaian masalah, atau perlindungan rekaman ilmiah.

Jurnal tidak selalu dapat mengungkapkan seluruh detail penyelidikan apabila hal tersebut bertentangan dengan kerahasiaan, privasi, kewajiban hukum, atau integritas proses.

Banding terhadap Keputusan Editorial

12. Tujuan Banding

Banding digunakan apabila penulis memiliki alasan yang kuat bahwa terdapat kesalahan penting dalam:

penilaian editorial;
penafsiran bukti;
penerapan kebijakan jurnal;
proses peer review;
pengelolaan konflik kepentingan.

Banding bukan pengajuan naskah baru dan tidak menjamin bahwa keputusan akan diubah.

13. Keputusan yang Dapat Dibanding

Banding dapat diajukan terhadap naskah yang:

telah melalui proses peer review; dan
memperoleh keputusan revisi atau penolakan yang menurut penulis mengandung kesalahan ilmiah atau prosedural yang berarti.

Naskah yang ditolak pada tahap pemeriksaan awal sebelum peer review pada umumnya tidak dapat diajukan melalui prosedur banding formal.

Perbedaan pendapat mengenai daya tarik topik, kebaruan, prioritas, atau kesesuaian naskah dengan Albuchuts tanpa adanya bukti kesalahan substantif pada umumnya tidak cukup menjadi dasar banding.

14. Pihak yang Mengajukan Banding

Banding hanya dapat diajukan oleh penulis korespondensi.

Seluruh penulis harus menyetujui pengajuan banding.

15. Batas Waktu

Banding diajukan selambat-lambatnya satu bulan sejak tanggal keputusan editorial.

Banding yang diajukan setelah batas tersebut hanya dipertimbangkan dalam keadaan khusus.

16. Cara Mengajukan Banding

Banding dikirim ke:

albuchuts@mail.uns.ac.id

Subjek surel:

Appeal – [ID Naskah] – [Judul Artikel]

Surat banding harus mencantumkan:

ID naskah;
judul naskah;
tanggal keputusan editorial;
alasan banding;
tanggapan poin demi poin terhadap komentar editor atau reviewer yang relevan;
bukti ilmiah atau prosedural pendukung;
penjelasan mengenai kesalahan faktual atau teknis yang diduga terjadi;
informasi mengenai konflik kepentingan atau bias apabila relevan;
pernyataan bahwa seluruh penulis menyetujui banding.

Ketidakpuasan terhadap keputusan semata tidak menjadi dasar yang memadai.

17. Bukti yang Diperlukan

Penulis harus menunjukkan secara jelas apabila terdapat dugaan bahwa:

reviewer atau editor melakukan kesalahan faktual atau teknis;
bukti yang relevan disalahpahami;
kebijakan jurnal diterapkan secara keliru;
terdapat konflik kepentingan yang tidak ditangani;
terjadi penyimpangan prosedural yang memengaruhi keputusan.

18. Pengajuan ke Jurnal Lain Selama Banding

Selama proses banding berlangsung, naskah tidak boleh diajukan ke jurnal lain.

Pengajuan ke jurnal lain akan dipandang sebagai penarikan banding.

19. Penanganan Banding

Banding pada umumnya diperiksa oleh Pemimpin Redaksi atau editor lain yang ditunjuk.

Apabila banding menyangkut dugaan konflik kepentingan, bias, atau penanganan tidak semestinya oleh Pemimpin Redaksi, proses tersebut akan ditangani oleh anggota Dewan Editor lain yang independen atau pihak lain yang memenuhi syarat.

20. Peninjauan Kembali dan Penelaahan Tambahan

Apabila terdapat dasar yang memadai untuk melakukan peninjauan kembali, naskah dapat:

ditelaah kembali oleh editor;
dikirim kembali kepada reviewer sebelumnya;
dikirim kepada reviewer baru;
diminta menjalani revisi substansial;
menjalani proses evaluasi tambahan.

Diterimanya banding untuk ditinjau kembali tidak berarti naskah akan diterima untuk diterbitkan.

21. Hasil Banding

Hasil banding dapat berupa:

keputusan sebelumnya tetap berlaku;
naskah dikembalikan untuk revisi;
naskah dikirim untuk penelaahan tambahan;
keputusan editorial ditinjau kembali.

Hasil akan disampaikan kepada penulis korespondensi.

22. Satu Banding untuk Setiap Naskah

Albuchuts pada umumnya hanya menerima satu banding formal untuk setiap pengajuan naskah.

Keputusan setelah proses banding bersifat final.

23. Penarikan Banding

Penulis korespondensi dapat menarik banding sebelum keputusan akhir diterbitkan.

Subjek surel:

Appeal Withdrawal – [ID Naskah]

24. Keluhan setelah Proses Banding

Keputusan akhir banding tidak dibuka kembali hanya karena penulis tidak menyetujui hasilnya.

Keluhan terpisah masih dapat dipertimbangkan apabila terdapat bukti baru mengenai:

pelanggaran integritas penelitian;
pelanggaran editorial;
konflik kepentingan yang tidak diungkapkan;
diskriminasi;
pelanggaran kerahasiaan;
persoalan etika atau prosedural serius lainnya.

25. Komunikasi dengan Itikad Baik

Seluruh komunikasi harus disampaikan secara profesional.

Komunikasi yang bersifat menghina, mengancam, diskriminatif, mencemarkan nama baik, atau melecehkan tidak dianggap sebagai bagian yang dapat diterima dari proses keluhan atau banding.

Korespondensi berulang yang tidak memberikan informasi baru dapat dihentikan setelah persoalan telah ditangani.